Que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) suene a algo “de empresas” es muy habitual, pero la realidad es que también alcanza al edificio en el que vives. La protección de datos de las comunidades de propietarios es obligatoria porque una comunidad gestiona nombres, direcciones, teléfonos, correos electrónicos o datos bancarios de sus vecinos, es decir, trata datos personales.
Por eso, hablar de RGPD comunidades de vecinos no es una moda ni un formalismo: es una necesidad legal y, además, una forma de proteger la privacidad de todas las personas que viven en el inmueble.
RGPD comunidades de vecinos
El RGPD es una norma Europea de aplicación directa en todos los Estados miembros y, en España, se complementa con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
En la práctica, esto significa que:
- Cada vez que la comunidad usa datos de propietarios, inquilinos o proveedores (listados de propietarios, recibos, actas, e-mails de convocatorias…), está realizando un tratamiento de datos.
- Este tratamiento requiere que exista un responsable del tratamiento de datos de la comunidad de vecinos, que defina para qué se usan esos datos y cómo se protegen.
La conclusión es clara: el cumplimiento RGPD comunidad de vecinos no es opcional. La comunidad debe organizarse para tener controlado qué datos maneja, con qué finalidad y qué medidas aplica.
Quién es quién: responsable y administrador de fincas en protección de datos
En una comunidad, la figura principal es la propia comunidad como tal, integrada por todos los propietarios. Jurídicamente:
- La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos de la comunidad de vecinos: decide para qué se tratan los datos y con qué medios.
- El presidente actúa como representante de esa comunidad ante terceros, incluida la AEPD comunidades de propietarios si llega a intervenir.
Cuando existe administrador externo, su rol cambia:
- El administrador de fincas protección de datos es el encargado del tratamiento, porque accede a los datos personales para prestar el servicio de administración (cobros, actas, control de morosidad, etc.).
- Debe existir un contrato de encargo de tratamiento por escrito entre la comunidad y el administrador, detallando qué datos trata, para qué, durante cuánto tiempo y qué medidas de seguridad aplica.
Tener claro este reparto de papeles es fundamental para gestionar correctamente la protección de datos de la comunidad de vecinos.
Qué datos personales maneja una comunidad y con qué finalidad
Los datos personales de la comunidad de propietarios que suelen tratarse son, en la mayoría de casos, los estrictamente necesarios para gestionar el edificio:
- Nombre y apellidos del propietario.
- Dirección del inmueble y, en su caso, domicilio a efectos de notificaciones.
- DNI o documento identificativo.
- Teléfono y correo electrónico para comunicaciones y convocatorias.
- Número de cuenta bancaria para domiciliación de cuotas.
Además, pueden tratarse otros datos cuando existen servicios adicionales:
- Imágenes de videovigilancia si hay cámaras instaladas.
- Datos de empleados de la comunidad (conserjes, personal de limpieza, mantenimiento, etc.).
Estos datos personales de la comunidad de propietarios solo deben utilizarse para finalidades legítimas: gestión de cuotas, mantenimiento, convocatorias, cumplimiento de obligaciones legales, seguridad del inmueble… Cualquier uso distinto (por ejemplo, difundir información innecesaria por WhatsApp o tablones) puede vulnerar la normativa y generar conflictos o incluso sanciones.
Obligaciones RGPD comunidades de propietarios: qué debe hacer tu comunidad
Las principales obligaciones RGPD comunidades de propietarios no son muy distintas de las de cualquier otra entidad que trata datos personales. De forma resumida, la comunidad debe:
Identificar los tratamientos que realiza
Tener claro qué datos se manejan y con qué finalidad: propietarios, videovigilancia, proveedores, empleados, etc.
Mantener un registro de actividades de tratamiento
El antiguo registro de ficheros se sustituye por el registro actividades tratamiento comunidad de vecinos, donde se documenta qué se hace con los datos, quién interviene y qué medidas se aplican.
Informar correctamente a los propietarios
La comunidad debe informar a los vecinos de quién es el responsable, con qué finalidad se usan sus datos, durante cuánto tiempo se conservarán y cómo pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, etc.).
Firmar contratos con el administrador y otros encargados
Si hay un administrador externo, empresas de mantenimiento con acceso a datos o un proveedor de videovigilancia, deben existir contratos de encargo con cláusulas específicas de protección de datos.
Aplicar medidas de seguridad y confidencialidad
Documentación bajo llave, acceso limitado a personas autorizadas, uso responsable del correo electrónico, contraseñas adecuadas, cuidado con el envío de información sensible… Todo esto forma parte del cumplimiento RGPD comunidad de vecinos.
Colaborar con la AEPD si hay reclamaciones
Si se presenta una queja, la AEPD comunidades de propietarios puede solicitar información o abrir un procedimiento. Contar con la documentación al día (registro de actividades, contratos, avisos, actas) ayuda a demostrar que la comunidad ha actuado con diligencia.
Administrador de fincas y protección de datos: un aliado necesario
En muchas comunidades, el administrador es quien aterriza estas obligaciones en el día a día. Una buena gestión del administrador de fincas protección de datos puede:
- Revisar qué tratamientos existen y cómo se documentan.
- Preparar o actualizar el registro actividades tratamiento comunidad de vecinos.
- Redactar modelos de cláusulas informativas y contratos de encargo.
- Asesorar sobre carteles de videovigilancia, tablones de anuncios y envío de comunicaciones.
Aunque la responsabilidad última siga siendo de la comunidad, contar con un profesional facilita el cumplimiento RGPD comunidad de vecinos y reduce el riesgo de errores que terminen en reclamaciones o sanciones.
