Desde el pasado 25 de mayo la forma de tratar los datos personales ha cambiado. La ley 15/1999 queda sustituida por la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que se adapta a la normativa europea al respecto. Comercios, restaurantes, empresas y otros actores tienen la obligación de cumplir esta nueva regla, pero también han de hacerlo las comunidades de vecinos.
El RGPD es de cumplimento imperativo en todos los países que forman parte de la Unión Europea y, por eso, España también debe adaptarse a él –es directamente aplicable y no requiere de texto de transposición, aunque sí se completará con una normativa estatal–. Por tanto, la recogida de datos que tiene lugar en las relaciones que se desarrollan en las comunidades de propietarios también está sujeta a este nuevo reglamento.
En una comunidad de vecinos, la figura responsable del tratamiento de estos datos es la propia comunidad a través del presidente de la misma. El administrador de fincas añade a sus tareas de asesoramiento y consultoría las funciones de protección de datos de los propietarios. Por tanto, su vínculo con la comunidad le hace estar legitimados para tener y tratar los datos personales de los vecinos, siempre y cuando estos sean necesarios para el correcto funcionamiento y desarrollo de los trabajos para los que ha sido contratado.
Si bien es cierto que las normas actuales no delimitan los datos que se pueden recoger para el correcto funcionamiento de las comunidades de propietarios, el sentido común y la práctica habitual llevan a pensar en estas informaciones de carácter personal como las de lógica recopilación: nombre, dirección postal, DNI o similar, número de teléfono, e-mail y número de cuenta bancaria.
El nuevo RGPD ya no obliga a inscribir los ficheros de datos, pero sí existen varias medidas de carácter interno que el responsable del tratamiento de los datos debe favorecer, tener documentadas y poner a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) siempre que esta lo solicite. Así, tanto el administrador de fincas como la comunidad de vecinos debe realizar un registro de las actividades de tratamiento y su respectivo responsable o responsables. Aunque hasta ahora la AGPD solo intervenía en caso de denuncia, ahora su función es preventiva y podría realizar inspecciones, por lo que este documento debe estar siempre al día.